Fraude en Inventarios
1. Inventario
Ya hemos discutido numerosos fraudes que se refieren al recibo o despacho de mercancías. Sin embargo, otros fraudes se relacionan específicamente con el inventario. La preocupación clave es el robo del inventario. Pero hay numerosos fraudes relacionados en esta área, incluyendo el robo de inventario devuelto o los sobrantes valiosos y el mal uso de los equipos de pesas y medidas.
Los registros de inventario también pueden ser manipulados para ocultar fraudes en otras áreas.
Fraudes con el inventario
- Robo de inventario
- Robo de inventario devuelto
- Robo de sobrantes valiosos
- Fraudes con las pesas y medidas
- Manipulación de los registros de inventario
2. Fraudes de la Administración y los empleados
2.1. Robo de inventario
El fraude con el inventario es endémico en ciertas industrias. Los fraudes con frecuencia se realizan con muy buena organización e involucran un gran número de empleados, algunas veces actuando en confabulación con delincuentes organizados. Los fraudes pueden permanecer sin detectar durante muchos años. Los negocios que manejan productos valiosos y fáciles de mover (tales como eléctricos y repuestos para vehículos) son especialmente vulnerables.
Por ejemplo, cuatro empleados de un fabricante de productos eléctricos robaron repuestos a lo largo de un periodo de ocho años. El fraude fue planeado en forma maestra por un vendedor de eléctricos, asesorado por un conductor de camión y por un conductor de montacargas. El tío del vendedor entregaba las partes robadas a los almacenes del ramo en todo el país. Los repuestos los vendían con descuento.
Algunos de los fraudes con inventario ocurren en la ruta de entrega desde el proveedor o en la ruta de entrega hacia el cliente. Por ejemplo, en un caso los conductores en ruta desde la planta manufacturera hasta la bodega de distribución descargaban una parte de la carga en otra bodega. El conductor encargado de la entrega se puso de acuerdo con el empleado que recibía los bienes en la bodega de distribución para firmar la nota de recibo de la mercancía por las cantidades declaradas en la nota de entrega, aunque la cantidad realmente entregada era menor. El conductor encargado de la entrega y el empleado de la bodega compartían las ganancias de la mercancía robada.
En otro caso, los empleados de un proveedor de yeso al por mayor robaban el yeso y lo vendían al contado al mercado local de la construcción, distribuyendo las ganancias entre los empleados como “bonificación”. El yeso lo cargaban en los camiones, lo pesaban y se producían los documentos correspondientes de entrega. Sin embargo, parte de la carga se descargaba en otra bodega, usada por los conspiradores antes de que llegara a su destino. El fraude no fue detectado por los clientes de la compañía, contratistas constructores pequeños y medianos, porque la mayoría no tenía básculas y quedaban satisfechos de que el yeso llenara sus silos o recipientes de almacenamiento. Confiaban que la nota de entrega confirmaba la cantidad entregada.
Las señales de advertencia incluyen los siguientes:
- diferencias sin explicar entre las existencias en libros y las existencias físicas;
- la rotación del inventario en sitios particulares, inconsistente con el nivel general de rotación;
- márgenes pobres o fluctuaciones inusuales;
- conductores encargados de la entrega llevando vehículos parcialmente cargados o pidiendo que se modifiquen las rutas o pidiendo hacer las mismas rutas; y
- entregas recibidas o hechas a horas inusuales del día.
El riesgo de este tipo de fraude aumenta en los siguientes casos:
- no hay vigilancia sobre las pérdidas de existencias y no hay conteos regulares del inventario;
- procedimientos débiles para el recibo y el despacho de mercancías;
- mala división de funciones entre la compra, almacenamiento y contabilidad de las mercancías;
- control pobre de las cargas rechazadas o incorrectas; y
- falta de un seguimiento independiente de las quejas de los clientes, por ejemplo, productos por debajo de la norma de calidad, demoras en la entrega o entregas incompletas.
2.2. Robo del inventario devuelto o de excedentes valiosos
También son muy comunes los fraudes que involucran el robo de inventario devuelto o de excedentes valiosos. El defraudador oportunista puede hacer buenas recogidas.
Por ejemplo, en un caso en el que un cliente devolvió inventario parcialmente dañado al fabricante de materiales de construcción, el personal de bodega lo retiró y lo vendió al público.
Otro caso es el de dos empleados de una compañía procesadora que para falsificar los pesos y los tipos de metal lo enviaban a reprocesamiento. Luego las utilidades del metal “perdidos” se los dividían los dos empleados.
2.3. Fraudes con pesos y medidas
Los equipos de pesos y medidas están muy expuestos a las trampas. Tales equipos son cruciales para el control efectivo de la mercancía que llega y sale, y del costo del inventario. Por lo tanto, es esencial la revisión frecuente de tales equipos.
Las averías o fallas frecuentes que se presentan a horas inusuales deben examinarse con sospecha e investigarse a fondo.
La consideración detallada de los fraudes que involucran equipos de pesas y medidas está fuera del alcance de esta guía.
2.4. Manipulación de los registros de inventario
Los registros de inventario con frecuencia son complejos: por ejemplo, puede haber transferencias entre procesos manufactureros, diversos sitios o gran número de líneas de inventario. Tales registros son, por lo tanto, un lugar atractivo para ocultar fraudes de inventario o de otras áreas.
Las señales de advertencia incluyen los que se mencionan a continuación:
- diferencias inexplicables entre las existencias en libros y las físicas;
- análisis no detallado de las pérdidas de existencias (por línea de inventario, proveedor, cliente, conductor encargado de la entrega, personal de la bodega, etc.);
- líneas de inventario con largos periodos de rotación o existencias de inventario anormalmente grandes;
- alteraciones inexplicadas a los registros de inventario o a las evaluaciones;
- cantidad inusual de notas de crédito o ajustes alrededor del final del periodo o por las fechas en que se cuenta el inventario, y artículos inexplicados que se anotan en cuentas provisionales; y
- existencias que se supone se encuentran en sitios inusuales o inaccesibles.
Mejorando las ganancias
Los directores de una compañía, que había sido adquirida por otro grupo con base en las ganancias, capitalizaban los costos en ciertas cuentas de inventario (que muy rara vez se examinaban en detalle) para mejorar los resultados de una subsidiaria.
El monto era relativamente pequeño, pero multiplicado por el factor de las ganancias era altamente significativo.
3. Contingencias omitidas
Los fraudes por contingencias omitidas involucran el uso de garantías, compromisos y otras contingencias no publicadas para mejorar la posición financiera aparente de una compañía.
Las compañías en posición financiera peligrosa corren un alto riesgo. Otros fraudes en esta área incluyen la pignoración de activos de la compañía como garantía de préstamos para compañías privadas o asociadas, cuando los fondos pueden retirarse. Estos fraudes han sido corrientes en la industria bancaria. Son fáciles de cometer y fáciles de ocultar.
Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen los siguientes:
- terminaciones inesperadas antes de lo programado; o
- tendencias inusuales de los resultados en el periodo anterior al del fin de año.
Retirando antes las utilidades
Debido a resultados comerciales deficientes, una compañía dio una carta complementaria a un cliente estableciendo ciertos compromisos, en consideración a la emisión de un certificado de terminación. Esto permitió retirar antes las utilidades sobre el contrato, aunque algunas obligaciones contractuales no se habían cumplido
3.1. Fraude con el sistema de vehículos de las compañías
Los fraudes con el sistema de vehículos de las compañías generalmente involucran la venta de carros exflota a partes conectadas, a precios con descuento.
Los fraudes externos incluyen sobrefacturación por mano de obra de servicio o reparaciones, en particular cuando la factura se pasa directamente a la compañía empleadora (ej.: sin inspección del empleado). Algunos ejemplos de fraudes en el sistema de vehículos de las compañías están incluidos en el resumen de casos.
Las señales de advertencia incluyen los siguientes:
- falta de revisión independientes sobre los precios, y las partes a quienes se venden los carros de la compañía;
- el mismo comprador para una gama de modelos; y
- una fuente única de suministros para servicios claves, tales como reparaciones.
Estos puntos son de importancia particular en las flotas autoaseguradas.
3.2. Facturación de trabajo no realizado/sobrefacturación
En compras hicimos notar que los contratos más susceptibles a esta clase de fraude son aquellos en los que se presentan grandes cantidades de facturas, cuando el servicio se suministra en un sitio remoto o cuando es difícil revisar el cumplimiento de las diversas etapas del contrato. Tales fraudes se informan como muy comunes en el sector público.
3.3. Afirmaciones falsas para conseguir asignaciones/beneficios
El fraude con asignaciones y beneficios es un problema particular del sector púbico. Este tipo de fraude tiene algunas similitudes con los fraudes de reclamos de seguros.
Los fraudes con frecuencia involucran solicitudes ficticias o compañías fantasmas. Alternativamente, el monto del reclamo puede exagerarse o se puede engañar con la razón del reclamo.
4. Conclusión
Todos los fraudes discutidos son muy corrientes. Ocurren una y otra vez, aunque en formas ligeramente diferentes. Las compañías necesitan garantizar que están bien protegidas contra estos riesgos principales.
Ciertos tipos de fraudes son altamente visibles, por ejemplo, los robos mayores de efectivo o existencias. Sin embargo, muchos otros, por ejemplo, los que involucran sobornos e incentivos, son más difíciles de detectar. Puede no ser claro que la compañía ha sufrido una pérdida. Por lo tanto, es crucial estar alerta a las señales de advertencia de fraude, que pueden proporcionar la primera pista de que hay un problema.
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