Combatiendo el fraude – Parte I
1. Introducción
El fraude es uno de los muchos riesgos que corren los negocios, y, como la mayoría de los riesgos, difícilmente puede eliminarse. Sin embargo, puede mitigarse y manejarse para limitar el riesgo y el daño. La prevención exitosa del fraude involucra la creación de un ambiente que lo inhiba y la toma de medidas fuertes y adecuadas cada vez que se encuentra un fraude o se sos- pecha su existencia. La clave es tener una estrategia coherente. Si falta algún elemento de la estrategia, el conjunto puede verse disminuido.
Los elementos claves se ilustran en la gráfica a continuación:
2. Clara estrategia corporativa
Es esencial tener una estrategia corporativa clara comunicada a todo el personal, no solo para el éxito de los negocios, sino también para combatir el fraude. Una estrategia pobremente definida, aunque generalmente no es la causa directa del fraude, con frecuencia es uno de los aspectos claves que define el ambiente en el cual prospera el fraude.
Todas las organizaciones, sean grandes o pequeñas, tienen objetivos comerciales. Estos pueden establecerse formalmente a través de un proceso altamente estructurado o emerger como metas implícitas de manera informal. El proceso depende del tamaño de la organización.
Los objetivos pueden clasificarse como objetivos de todo un grupo o como objetivos a nivel de actividades. Para que estos objetivos sean efectivos tienen que estar apoyadas por estrategias, planes y presupuestos comerciales; pues de otra forma no proporcionarán una guía práctica para la administración y el personal de los estratos inferiores.
Los temas importantes son:
- ¿La organización tiene un plan estratégico?
- ¿Cómo se comunica el personal?
- ¿En su comportamiento se evidencia que entienden la estrategia?
- ¿Cómo se mide el logro de los objetivos?
- ¿Hay suficientes recursos asignados para el logro de estos objetivos?
El desarrollo y la comunicación de la estrategia corporativa en un grupo de cualquier tamaño requiere considerable tiempo y esfuerzo. El tiempo y el esfuerzo requeridos aumentan cuando el grupo opera o se intenta que opere en varios países o cuando el grupo ha crecido mucho gracias a adquisiciones. Puede haber, entonces, una amplia gama de culturas, en tanto la calidad del personal y las prácticas comerciales pueden variar considerablemente.
Los objetivos a nivel de actividad cubren las diversas operaciones realizadas por la organización, o por partes de la organización en áreas tales como ventas, producción, finanzas, mercadeo y control de calidad. Se pueden categorizar en forma amplia como objetivos operativos, de información financiera y de cumplimiento.
Mediante el establecimiento de objetivos, la administración puede identificar los factores críticos de éxito. Estos son elementos claves que deben tratarse adecuadamente si se quieren lograr los objetivos. Si los objetivos a nivel de actividad no son consistentes o no están en línea con las estrategias, los planes y los presupuestos comerciales, no estarán apoyados por los niveles correspondientes de administración y personal. Tienen que ser consistentes con los objetivos de todo el grupo.
El éxito de la estrategia corporativa dependerá en gran medida de la habilidad del negocio para manejar los riesgos asociados a su estrategia. Para que cualquier estrategia de prevención de fraude sea efectiva, necesita estar integrada y reflejar los riesgos inherentes a los objetivos y a la estrategia de la organización como un todo. A continuación, discutiremos las formas en las que se puede manejar el riego de fraude.
3. Principios comerciales sólidos
Muchos grupos han adoptado una decla- ración formal de principios comerciales,
para definir los principios generales que gobiernan la forma en que el grupo conduce sus asuntos. Generalmente, los principios se relacionan tanto con la toma de decisiones de la corporación como con el comportamiento esperado de los empleados al llevar a cabo los negocios del grupo.
A continuación, el contenido de una declaración típica de principios comerciales:
La forma y el contenido precisos de la declaración dependerán del negocio particular, pero la preparación de la declaración es solo el primer paso. Para que sean efectivos, los mensajes claves de la declaración deben integrase a todos los aspectos de la cultura de la compañía, a través de programas de inducción y entrenamiento y de sus operaciones diarias. Una vez más, cuando un negocio opera en varios países y ha crecido mucho a través de las adquisiciones, se necesitará un esfuerzo grande para inculcar principios comerciales consistentes en todo el grupo.
- La ética comercial no es negociable. Una reputación bien fundamentada de manejo escrupuloso es por sí sola un activo invaluable de la compañía y el factor más importante de nuestro éxito es nuestra total adherencia a nuestros principios.
- Algunos empleados pueden tener la errónea idea de que no nos importa cómo se consiguen los resultados, en tanto los logremos. Esperemos cumplir con nuestras normas de integridad en toda la compañía, y apoyaremos al empleado que deje pasar una oportunidad o ventaja que solo pueda conseguirse a costa de los principios.
Fuente: Instituto de Ética Comercial
Declaración de principios comerciales (resumen)
A. Prefacio o introducción (firmado por el presidente o el director ejecutivo, o los dos)
Una frase sobre el propósito de la declaración: “Los valores son importantes para la administración principal en la conducción de los negocios, tales como integridad, eficiencia, profesionalismo y responsabilidad”. El papel de la compañía en la comunidad y un endoso personal de la declaración y la expectativa de que las normas allí establecidas serán cumplidas por todos los que participan en la organización.
B. Áreas claves a incluir
Los objetivos del negocio
- El servicio que se está suministran- do (un grupo de productos o un conjunto de servicios)
- Los objetivos financieros y el papel del negocio en la sociedad según ve la compañía.
Las relaciones con los clientes
- La importancia de la satisfacción del cliente y la buena fe en todos los acuerdos o contratos
- La prioridad dada a las necesidades del cliente, el establecimiento de precios justos y un buen servicio postventa
Los accionistas y demás proveedores de dinero
- La protección de la inversión hecha en la compañía y el “ren- dimiento” adecuado del dinero prestado
- El compromiso de una comunicación efectiva con este grupo de personas.
Proveedores
- La cooperación a largo plazo
- El cumplimiento de las cuentas
- Acciones conjuntas para lograr calidad y eficiencia
Empleados
- Cómo valora el negocio a sus empleados.
- Las políticas de la compañía sobre reclutamiento, organización, desarrollo y entrenamiento, comunicación, condiciones de trabajo, seguridad, relaciones industriales, oportunidades de empleo, retiro, despido y redundancia
La sociedad o la comunidad más amplia
- El cumplimiento de las leyes
- Las obligaciones de la compañía para ceñirse a las restricciones ambientales
- La participación de los directivos en las políticas, educación y obras de beneficencia de la compañía
- El papel del negocio
- Las normas dentro de la organización y en su trato con los demás
Otros asuntos
- Las relaciones con el desarrollo de políticas y administración
- Las normas éticas esperadas de los empleados (guía detallada que generalmente estará en un código separado de ética comercial)
Fuente: Instituto de Ética Comercial
La forma y el contenido precisos de la declaración dependerán del negocio particular, pero la preparación de la declaración es solo el primer paso. Para que sean efectivos, los mensajes claves de la declaración deben integrase a todos los aspectos de la cultura de la compañía, a través de programas de inducción y entrenamiento y de sus operaciones diarias. Una vez más, cuando un negocio opera en varios países y ha crecido mucho a través de las adquisiciones, se necesitará un esfuerzo grande para inculcar principios comerciales consistentes en todo el grupo.
Socio Falconí & Asociados
Primera Quincena de Diciembre 2020
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