Combatiendo el fraude – Parte Final
4. Código de ética comercial
Los defraudadores con frecuencia justifican sus fraudes como “cobrando sus deudas” o afirman que lo que hicieron era una práctica aceptada o fue tolerada por la Administración. La obstaculización de estas “defensas” hace más difícil el fraude.
Cualquier código de ética comercial debe ser relativamente corto y estar escrito en lenguaje simple. Sería ideal que se refiera a problemas experimentados por los empleados e incluyera algo sobre los procedimientos a seguir, cuando estos se enfrentan a un dilema ético en el trabajo. Debe ser muy claro en lo que pasará si el código se viola.
Muchas compañías exigen a sus empleados que firmen una copia del código de ética comercial cuando entran a la compañía, lo mismo que declaraciones anuales de cumplimiento. Sea o no que las compañías hagan esto, es un asunto de política.
Recuerde, sin embargo, que si no se hace corre el riesgo de que los empleados afirmen luego no conocer la política de la compañía. Esto puede ser importante en los procesos disciplinarios o de despido. Como con las declaraciones de principios comerciales, el código es únicamente un punto de partida. La clave es la integración del código a las operaciones diarias de la compañía. La Administración debe demostrar continuamente, a través de palabras y acciones, su comportamiento con las normas éticas más altas y debe entender cómo los empleados interpretarán ese mensaje.
Las compañías pequeñas pueden no tener un código escrito de ética comercial, pero eso no significa que no pueda tener una cultura que haga énfasis en la importancia de la integridad y del comportamiento ético.
A través de la participación visible y directa del propietario/gerente, el comportamiento con la integridad y el comportamiento ético pueden comunicarse oralmente, en las reuniones de personal y en las discusiones cara a cara.
Declaración de ética comercial (resumen)
1. Introducción
Una declaración que establezca las razones por las cuales se ha producido el código y su importancia; por ejemplo: el que se aplica a todos los empleados, considerándose cualquier falla un asunto disciplinario grave.
2. Conflictos de Intereses
Esta sección debe incluir asuntos tales como los intereses en las organizaciones con las cuales la compañía tiene negocios, tales como directores, el empleo de parientes cercanos o la propiedad de una cantidad importante de acciones.
Debe existir una política con respecto a que todos esos conflictos potenciales deben informarse a un funcionario principal independiente, además de registrarse.
También debe existir una prohibición sobre la negociación de acciones como resultado de información obtenida, durante el cumplimiento de los deberes para la organización.
3. Dar y Recibir Regalos
Debe haber una guía específica sobre dar y recibir efectivo, bienes, servicios, hospitalidad o soborno de cualquier forma. La compañía también debe tener una política sobre la oferta de regalos a otros y el nivel de hospitalidad que es aceptable ofrecer o recibir. Igualmente, debe haber una instrucción respecto a que todos los regalos ofrecidos o recibidos deben ser informados a un superior y además registrarse.
4. Confidencialidad
Esta sección debe referirse a la información que se obtiene en el curso del trabajo y a la no divulgación de tal información, a personas no autorizadas, etc.
5. Ambiente de trabajo
Esta sección se encargará de las normas sobre el ambiente de trabajo de los empleados, y de las consideraciones de salud y seguridad, etc.
6. Igual oportunidad de empleo
La selección para ocupar una posición en la compañía se debe basar en la conveniencia para el trabajo y en que no habrá discriminación basada en raza, religión, estado civil, sexo, color, nacionalidad, discapacidad u origen étnico o nacional. Compromisos similares en relación a la promoción y seguridad del empleo.
7. Otras áreas
Otras áreas que pueden cubrirse incluyen las actividades políticas, en las que pueden participar los individuos, las obligaciones según las leyes de competencia o antimonopolios, tener dos empleos a la vez y el acoso sexual.
Fuente: Instituto de Ética Comercial
5. Políticas efectivas de personal
Las políticas de personal son un elemento clave para el desarrollo de una cultura de derecho y para desestimar el fraude.
Los tres aspectos más importantes son:
- investigación a fondo en el reclutamiento;
- evaluaciones; y
- procedimientos de salida.
5.1. Investigación a fondo en el reclutamiento
El fraude cometido por la administración o por los empleados algunas veces es una señal de falla en el proceso de reclutamiento.
En retrospectiva, se puede encontrar que la información suministrada por el empleado ha sido falsa o engañosa.
Una revisión más profunda de la información y de las referencias dadas por los solicitantes puede reducir el número de personas deshonestas en el personal, e igualmente transmitir a todos los nuevos reclutas la actitud de la compañía hacia la deshonestidad.
La investigación a fondo para un reclutamiento efectivo incluye los siguientes:
- en lo posible, se debe asegurar el reclutamiento del proceso de investigación;
- verificación independiente de los detalles y referencias del empleado (se deben verificar los documentos originales, pues estos pueden falsificarse fácilmente; nunca se debe aceptar copia);
- confirmación oral de las referencias;
- investigación de los espacios vacíos en la historia de empleo;
- participación de un observador independiente en las entrevistas, las afirmaciones grandiosas deben ponerse a prueba; y
- prueba de las respuestas evasivas.
Es sorprendente con cuánta frecuencia se omite uno o dos de estos procedimientos básicos.
Algunas veces la investigación para el reclutamiento puede ser excepcionalmente débil.
En una investigación se notó que el archivo personal de un funcionario principal estaba casi completamente vacío, el individuo aparentemente había entrado a la compañía algunos años antes, por buena recomendación del jefe del departamento.
Luego se supo que el jefe del departamento había cometido varios fraudes a lo largo de varios años. Posiblemente había un motivo ulterior para la “recomendación”.
Un auxiliar temporal de contabilidad
Una organización criminal, que estaba involucrada en un fraude con cheques, acostumbraba colocar un auxiliar de contabilidad temporal en diversas compañías. El empleado temporal se usaba para conseguir cheques que esperaban ser firmados y que se dejaban sin un cuidado especial, cheques cancelados y cheques devueltos y otros documentos, incluyendo firmas autorizadas. Un tiempo más tarde, dos de las falsificaciones de la organización criminal llegó a la cuenta bancaria de una de las compañías, pasando el sistema central de revisión
La investigación para el reclutamiento debe extenderse al personal temporal y a los accionistas, quienes con frecuencia tienen el mismo acceso a los archivos y a la información contable, que los empleados permanentes.
Es necesario someterlos al mismo nivel de escrutinio. Como mínimo, la compañía debe asegurarse de que los procedimientos de investigación de la agencia son comparables a los suyos. El ejemplo a continuación ilustra con qué facilidad las organizaciones criminales pueden infiltrarse en una compañía.
Los asesores, abastecedores, mensajeros e ingenieros de servicio también tienen acceso a los locales y raramente son investigados. Las compañías deben asegurarse de que las credenciales de tal personal de servicio han sido revisadas.
5.2. Evaluaciones
La evaluación regular de los empleados no solo es importante para vigilar el rendimiento y para discutir el desarrollo de carrera, sino que también da a los empleados la oportunidad de airear resentimientos y discutir otros problemas.
Tales entrevistas pueden suministrar la primera pista de que no todo está bien en algún departamento particular, por ejemplo, en lo relativo a moral baja o a la forma en que se maneja un departamento.
5.3. Procedimientos de Salida
Arriba anotamos la importancia de establecer políticas y guías de conductas claras, no discutibles. Una intención bien publicitada de demandar a todos aquellos que se encuentren que han defraudado a la compañía y de informar el asunto a la política, es igualmente importante. Una historia de tal acción es doblemente efectiva.
Los defraudadores no deben tener duda sobre el deseo de la compañía de tomar acción legal y de las consecuencias para la continuación de su empleo, su pensión y demás activos.
A su retiro, todos los empleados deben ser entrevistados por alguien distinto del gerente en la línea normal del empleado. Algunas veces los empleados que salen son una fuente de información.
6. Administración del riesgo
Un equipo administrativo que esté alerta a la posibilidad de fraude y que se comporte concordantemente en sus actividades diarias es un obstáculo poderoso para los defraudadores que se encuentran dentro o fuera de la compañía.
Sin embargo, muchas compañías no estiman el riesgo de fraude de manera sistemática. El análisis de los riesgos puede dejarse al azar, concentrándose únicamente en ciertos riesgos externos o poniendo demasiada atención a los procedimientos y controles, y no a los riesgos específicos de fraude que enfrenta la compañía. Como resultado, puede haber áreas importantes de riesgo sin manejar y la posibilidad de que un fraude importante permanezca sin detectar durante varios años.
Un gerente deshonesto
Durante una investigación se entrevistaron a los directivos que habían renunciado recientemente. Varios hicieron comentarios adversos sobre el carácter de su gerente inmediato: uno declaró que no deseaba trabajar para un gerente deshonesto y suministró evidencia de fraudes específicos. Más tarde se hizo evidente que los demás de su departamento sabían de su deshonestidad, por lo menos en parte. Esto, por lo tanto, dio a los empleados un mensaje potencialmente peligroso cuando el gerente no fue enjuiciado, sino que fue relevado de sus deberes con un texto acordado en sus referencias.
En cualquier negocio, la administración necesita entender los riesgos principales que enfrenta el negocio, si va a evitar los impactos adversos significativos debidos a eventos inesperados o incontrolados. La administración debe identificar áreas de riesgo, evaluar la probabilidad de que surja un evento adverso y considerar el impacto potencial de tal suceso. Esto, proporciona una base sobre la cual la administración puede decidir aceptar el riesgo y correr con él o tomar para minimizarlo.
En el cuadro que aparece más adelante identificamos los aspectos claves que deben considerarse cuando se evalúa el riesgo de fraude. La forma precisa que la que estos elementos se integran dentro del proceso más amplio de la administración del riesgo, dependerá del enfoque adoptado hacia el riesgo en forma más general por la organización en particular.
Socio Falconí & Asociados
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